Почему миллиардеры не составляют чеклисты

Нью-йорк­ский пи­са­тель и пред­при­ни­ма­тель Кевин Круз о при­выч­ке, ко­то­рая дей­стви­тель­но обес­пе­чит про­дук­тив­ность.

Как управ­лять вре­ме­нем с по­мо­щью гра­фи­ка

Нью-йорк­ский пи­са­тель и пред­при­ни­ма­тель Кевин Круз о при­выч­ке, ко­то­рая дей­стви­тель­но обес­пе­чит про­дук­тив­ность.

Вы дей­стви­тель­но ду­ма­е­те, что Ричард Бр­эн­сон и Билл Гейтс пишут длин­ные спис­ки дел и рас­пре­де­ля­ют их по важ­но­сти: A1, A2, B1, B2, C1 и так далее?

Ис­сле­дуя то, как люди управ­ля­ют своим вре­ме­нем и по­вы­ша­ют про­дук­тив­ность, я опро­сил более 200 мил­ли­ар­де­ров, олим­пий­цев, сту­ден­тов-от­лич­ни­ков и пред­при­ни­ма­те­лей. Я каж­дый раз про­сил их рас­ска­зать о том, как лучше управ­лять вре­ме­нем и дать совет по по­вы­ше­нию про­дук­тив­но­сти. Ни один из них ни разу не упо­мя­нул спи­сок дел.

У спис­ков дел есть три боль­ших недо­стат­ка.

Они не учи­ты­ва­ют время. Когда перед нами длин­ный спи­сок задач, мы склон­ны в первую оче­редь брать­ся за то, что можно сде­лать быст­ро, а за­да­чи, тре­бу­ю­щие вре­ме­ни, остав­лять на потом. Ис­сле­до­ва­ния ком­па­нии iDoneThis по­ка­зы­ва­ют, что 41% дел в спис­ках так и оста­ют­ся неза­вер­шен­ны­ми!

В них сроч­ное не от­де­ля­ет­ся от важ­но­го. Под­со­зна­тель­но че­ло­век все­гда хва­та­ет­ся за сроч­ное и иг­но­ри­ру­ет важ­ное. (Вы, на­при­мер, уже за­пи­са­лись на пла­но­вую ко­ло­но­ско­пию или мам­мо­гра­фию?).

Они спо­соб­ству­ют стрес­су. В пси­хо­ло­гии это из­вест­но как эф­фект Зей­гар­ник: неза­вер­шен­ные за­да­чи по­рож­да­ют на­вяз­чи­вые, некон­тро­ли­ру­е­мые мысли. Неуди­ви­тель­но, что днем мы вы­ма­ты­ва­ем­ся, а ночью не можем уснуть.

В ре­аль­но­сти самые про­дук­тив­ные люди не ру­ко­вод­ству­ют­ся спис­ком дел, они ра­бо­та­ют и живут по рас­пи­са­нию.

Шен­нон Мил­лер вы­иг­ра­ла семь олим­пий­ских ме­да­лей в со­ста­ве сбор­ной США по спор­тив­ной гим­на­сти­ке в 1992 и 1996 годах. Те­перь она — успеш­ный пред­при­ни­ма­тель и автор книги «Дело не со­вер­шен­стве» (It's Not About Perfect). Вот чему она на­учи­лась, строя спор­тив­ную ка­рье­ру:

«Во время тре­ни­ро­вок мне при­хо­ди­лось успе­вать уде­лять вни­ма­ние семье, до­маш­ним делам, учебе, олим­пий­ской под­го­тов­ке, вы­ступ­ле­ни­ям и дру­гие обя­за­тель­ствам и при­дер­жи­вать­ся очень стро­го­го гра­фи­ка. Я была вы­нуж­де­на рас­ста­вить при­о­ри­те­ты ... и я при­дер­жи­ва­юсь гра­фи­ка по сей день».

Дэйв Кер­пен — со­учре­ди­тель двух успеш­ных стар­та­пов и один из самых по­пу­ляр­ных ав­то­ров New York Times. Его сек­рет про­дук­тив­но­сти за­клю­ча­ет­ся в сле­ду­ю­щем:

«Если че­го-то нет в моем рас­пи­са­нии, я этого ни­ко­гда не сде­лаю. Если дело вне­се­но в мое рас­пи­са­ние — оно будет сде­ла­но. Я рас­пре­де­ляю каж­дые 15 минут каж­до­го дня на то, чтобы про­во­дить встре­чи, про­смат­ри­вать ма­те­ри­а­лы, пи­сать и де­лать все дела, ко­то­рые мне нужно сде­лать. И хотя я от­ве­чаю всем, кто хочет со мной встре­тить­ся, я от­во­жу на встре­чи лишь час в неде­лю».

Крис Дакер — пред­при­ни­ма­тель, ком­мер­че­ски успеш­ный автор и ве­ду­щий под­ка­ста The New Business. Вот что он от­ве­ча­ет на во­прос о том, как ему уда­ет­ся справ­лять­ся с несколь­ки­ми ро­ля­ми:

«Я про­сто все за­но­шу в свой гра­фик. Вот и все. Что бы я не делал изо дня в день — все по­лу­ча­ет строч­ку в гра­фи­ке. 30 минут читаю соц­се­ти — по гра­фи­ку, 45 минут раз­би­раю почту — по гра­фи­ку. Он­лайн-встре­ча с моей ко­ман­дой — по гра­фи­ку. Ко­ро­че го­во­ря, если я не внес что-то в гра­фик, это про­сто не будет сде­ла­но».

Если вы хо­ти­те управ­лять вре­ме­нем с по­мо­щью гра­фи­ка, а не спис­ка дел, вам нужно знать несколь­ко клю­че­вых при­е­мов.

Ука­жи­те про­дол­жи­тель­ность со­бы­тия в ка­лен­да­ре — 15 минут по умол­ча­нию. Если вы ис­поль­зу­е­те ка­лен­дарь Google или Outlook, вполне ве­ро­ят­но, что при до­бав­ле­нии со­бы­тия сер­вис ав­то­ма­ти­че­ски уста­но­вит про­дол­жи­тель­ность 30 или даже 60 минут.

Уль­тра­про­дук­тив­ные люди тра­тят не боль­ше вре­ме­ни, чем необ­хо­ди­мо для вы­пол­не­ния за­да­чи. Ге­не­раль­ный ди­рек­тор Yahoo! Ма­рисса Майер из­вест­на тем, что про­во­дит со­ве­ща­ния за 5 минут. Когда у вас по умол­ча­нию от­ве­де­но 15 минут на каж­дую за­да­чу, в рас­пи­са­ние их по­ме­стит­ся боль­ше.

От­ве­ди­те спе­ци­аль­ное время для самых важ­ных вещей. Не поз­во­ляй­те ва­ше­му ка­лен­да­рю за­пол­нять­ся слу­чай­ным об­ра­зом и не при­ни­май­те каж­дый слу­чай­ный за­прос. Пре­жде всего, вы долж­ны четко опре­де­лить свои жиз­нен­ные и ка­рьер­ные при­о­ри­те­ты и за­бро­ни­ро­вать время для со­от­вет­ству­ю­щих за­ня­тий.

Вы мо­же­те от­ве­сти по два часа утром каж­до­го буд­не­го дня на ра­бо­ту над стра­те­ги­че­ским пла­ном, ко­то­рый нужен ва­ше­му боссу. Но не за­будь­те вклю­чить в рас­пи­са­ние то, что нужно лично вам: за­ряд­ку с утра, сви­да­ние ве­че­ром или дру­гие важ­ные вещи.

Вно­си­те в план все. Вме­сто того, чтобы про­ве­рять элек­трон­ную почту каж­дые пять минут, от­кры­вай­те ее три раза в день, но по плану. Не пи­ши­те «пе­ре­зво­нить сест­ре» в спи­сок дел, а за­не­си­те этот пункт в план. Или, что еще лучше, уста­но­ви­те по­вто­ря­ю­ще­е­ся со­бы­тие «от­ве­тить на про­пу­щен­ные звон­ки» на каж­дый день.

То, что за­пла­ни­ро­ва­но, дей­стви­тель­но будет сде­ла­но.

На­сколь­ко мень­ше вы бу­де­те уста­вать и боль­ше успе­вать, если от­ка­же­тесь от спис­ка дел и уде­ли­те вни­ма­ние ка­лен­да­рю? опубликовано econet.ru

Автор: Кевин Круз, подготовила: Лиза Доб­ки­на

P.S. И помните, всего лишь изменяя свое сознание - мы вместе изменяем мир! © econet